Komandoje dirba dešimt žmonių, tačiau pirmadienį biure jų būna šeši, trečiadienį devyni, o penktadienį vos keturi.
Vis dėlto nuomos pasiūlymas parengtas taip, lyg kiekvienas darbuotojas penkias dienas per savaitę nuo 8 iki 17 valandos sėdėtų prie jam priskirto stalo. Čia ir prasideda viena dažniausių biuro pasirinkimo klaidų.
Ofiso nuoma Klaipėdoje turėtų būti planuojama pagal realų komandos darbo ritmą, o ne vien pagal darbuotojų skaičių.
Reikia įvertinti, kiek žmonių vienu metu būna vietoje, kiek susitikimų vyksta per savaitę, kokio privatumo reikia ir kiek erdvės komanda iš tiesų naudoja.
Kai šie atsakymai aiškūs, galima pasirinkti ne didžiausią biurą, o tinkamiausią.
Ofiso nuoma Klaipėdoje – kiek vietos komandai iš tikrųjų reikia?
Tradicinis skaičiavimas paprastas: dešimt darbuotojų, vadinasi, reikia dešimties darbo vietų.
Hibridinis darbas šį modelį pakeitė.
Jeigu dalis komandos kelias dienas per savaitę dirba iš namų, vyksta pas klientus ar keliauja darbo reikalais, visiems nuolatinių stalų gali neprireikti. Svarbesnis rodiklis tampa didžiausias vienu metu biure esančių žmonių skaičius.
Tarkime, įmonėje dirba dvylika žmonių. Per keturias savaites didžiausias vienu metu buvusių darbuotojų skaičius buvo devyni. Tokiu atveju verta klausti, ar dvylikos nuolatinių darbo vietų išlaikymas tikrai pagrįstas.
Žinoma, negalima skaičiuoti vien vidurkio.
Antradienis gali būti pilnas, nors penktadienį pusė biuro tuščia. Todėl geriau bent kelias savaites stebėti didžiausią užimtumą ir tik tada spręsti, kokio ploto reikia.
Tai gerokai patikimiau nei spėjimas.
Biurų nuoma Klaipėdoje: kodėl vien kaina už kvadratinį metrą mažai ką pasako?
Daugelis pasiūlymų vis dar lyginami pagal kainą už vieną kvadratinį metrą.
Tai patogu, bet ne visada naudinga.
Bazinis nuomos tarifas neparodo, kiek iš tikrųjų kainuos darbo vieta. Prie jo gali prisidėti komunaliniai mokesčiai, internetas, valymas, apsauga, baldai, bendrųjų erdvių priežiūra, automobilių stovėjimas ir susitikimų kambariai.
Dar viena išlaidų grupė beveik niekada nepatenka į pirmą skaičiavimą: laikas.
Jeigu biuro administratorius kiekvieną savaitę sprendžia valymo, interneto, siuntų, kavos aparato ar gedimų klausimus, įmonė už tai taip pat moka. Ne atskira sąskaita, bet darbuotojo laiku.
Todėl ofiso nuoma Klaipėdoje turėtų būti vertinama pagal bendrą mėnesio darbo vietos kainą.
Jei vienas pasiūlymas kainuoja daugiau už kvadratinį metrą, tačiau jame jau yra baldai, internetas, bendros zonos, susitikimų kambariai ir administracinis aptarnavimas, jis nebūtinai brangesnis už pliką patalpą su mažesniu pradiniu tarifu.
Skaičiuokite viską.
Kada įrengtas biuras tampa racionalesnis už tuščias patalpas?
Tuščias biuras suteikia daugiau laisvės.
Galite patys pasirinkti stalus, apšvietimą, spalvas, susitikimų zoną ir darbo vietų išdėstymą. Didesnei įmonei, kuri planuoja tame pačiame pastate dirbti daug metų, tai gali būti svarbus pranašumas.
Mažesnei arba sparčiai augančiai komandai toks modelis turi kitą pusę.
Prieš pradedant dirbti reikia nupirkti baldus, įsirengti internetą, pasirūpinti prieigos sistema, virtuve, valymu ir kitais dalykais. Pradinės išlaidos išauga dar iki pirmos normalios darbo dienos.
Įrengtas biuras šią pradžią sutrumpina.
Darbuotojai ateina į jau paruoštą darbo vietą, o dalį infrastruktūros dalijasi su kitomis tame pačiame pastate dirbančiomis komandomis. Tai ypač patogu tada, kai įmonė nenori investuoti į patalpas, kurių po metų gali nebeužtekti.
Tokiu atveju svarbiausias pranašumas nėra sofa ar kavos aparatas.
Svarbiausias pranašumas yra laikas iki realios darbo pradžios.
Ofiso nuoma Klaipėdoje mažai komandai: kodėl didesnis ne visada reiškia geresnis?
Mažos įmonės dažnai nuomojasi didesnį plotą dėl būsimo augimo.
Idėja logiška. Jei dabar dirba penki žmonės, o po metų tikimasi dešimties, atrodo racionalu iškart išsinuomoti didesnę erdvę.
Bėda ta, kad už tą ateities augimą mokate nuo pirmos dienos.
Jeigu papildomos darbo vietos devynis mėnesius stovi tuščios, jos vis tiek turi nuomos, šildymo, valymo ir kitą kainą. Būtent čia lankstesnė biurų nuoma Klaipėdoje gali turėti daugiau prasmės.
Šiuo metu siūlomi keli skirtingi įrengtų biurų dydžiai, pavyzdžiui, maždaug 36 m² erdvė iki 6 žmonių, 53 m² variantas iki 8 žmonių ir apie 72 m² biuras komandai iki 12 žmonių.
Tokie dydžiai leidžia rinktis pagal dabartinę komandą, o ne penkerių metų prognozę.
36 m² biuras mažesnei komandai
Iki šešių žmonių komandai svarbiausia efektyvus plotas.
Jeigu tame pačiame pastate galima rezervuoti susitikimų kambarius, pačiame biure nebūtina laikyti atskiros didelės posėdžių zonos. Taip daugiau ploto lieka realiam darbui.
Tai ypač praktiška įmonei, kuri klientų susitikimus rengia kelis kartus per savaitę, o ne kelis kartus per dieną.
53 m² biuras augančiai komandai
Aštuonių žmonių komanda jau paprastai turi aiškesnį darbo ritmą.
Atsiranda daugiau skambučių, daugiau vidinių pokalbių, daugiau poreikio trumpam atsitraukti nuo pagrindinės darbo vietos. Čia pradeda rūpėti ne tik stalų skaičius, bet ir judėjimas tarp jų.
Blogas išplanavimas gali sugadinti net pakankamai didelį biurą.
72 m² biuras didesnei grupei
Dvylikos žmonių komandoje vienu metu vyksta daugiau skirtingų veiklų.
Vienas žmogus kalba su klientu, kitas rengia pristatymą, dar keli tariasi dėl projekto. Jei visa tai vyksta vienoje atviroje patalpoje, triukšmas greitai tampa darbo sąlygų problema.
Todėl didesniame biure svarbi ne tik kvadratūra. Svarbu, ar išplanavimas leidžia atskirti aktyvesnes ir ramesnes zonas.
Coworking Klaipėdoje ar privatus biuras?
Bendradarbystės erdvė nėra skirta vien laisvai samdomiems specialistams.
Ja naudojasi mažos įmonės, projektinės komandos, užsienio bendrovių darbuotojai ir verslai, kurie dar nenori įsipareigoti atskiram ilgalaikiam biurui.
Toks modelis ypač patogus tada, kai darbuotojų skaičius keičiasi.
Vieną mėnesį komandoje gali būti keturi žmonės, po pusmečio septyni. Vietoje persikraustymo galima keisti darbo vietų skaičių arba pereiti į privatų kabinetą.
Privatus biuras tinka kitam darbo režimui.
Jeigu komanda kasdien daug kalba telefonu, aptaria konfidencialią informaciją arba jai svarbu turėti pastovią savo erdvę, atskiras kabinetas dažniausiai patogesnis.
Nė vienas modelis nėra savaime geresnis.
Sprendimą lemia tai, kaip dirba jūsų žmonės.
Kodėl susitikimų kambariai gali sumažinti reikalingą biuro plotą?
Įmonė turi aštuonis darbuotojus, tačiau kartą per savaitę rengia susitikimą dvylikai žmonių.
Ar dėl vienos tokios valandos per savaitę reikia visus metus nuomotis didesnį biurą?
Dažniausiai ne.
Jeigu pastate galima naudotis atskirais susitikimų kambariais, įprastas darbo plotas gali likti mažesnis. Didesnę erdvę naudojate tada, kai jos reikia.
Tai viena praktiškiausių bendros infrastruktūros naudų.
Šiuo metu tame pačiame komplekse siūlomos įvairaus dydžio susitikimų erdvės nuo maždaug 10 m² mažoms grupėms iki 28 m² kambarių dvylikai žmonių. Didesniems renginiams galima naudoti atskiras konferencijų erdves.
Tokiu būdu nereikia savo biure dubliuoti visų galimų funkcijų.
Ką patikrinti prieš pasirašant biuro nuomos sutartį?
Pirmiausia žiūrėkite į nuomos terminą.
Augančiai įmonei trijų mėnesių ir trejų metų įsipareigojimas reiškia visiškai skirtingą riziką. Jeigu darbuotojų skaičius dar nėra stabilus, ilgas terminas gali apriboti galimybes keisti plotą.
Tada patikrinkite, kas įtraukta į kainą.
Ar atskirai mokėsite už elektrą? Šildymą? Internetą? Valymą? Automobilių stovėjimą? Ar susitikimų kambariams taikomas valandų skaičius?
Toliau ateina prieiga.
Jei komanda kartais dirba vakare arba savaitgalį, įsitikinkite, kad patekimas į pastatą tokiu metu tikrai galimas. Pasidomėkite, kaip veikia apsauga ir ar visos reikalingos zonos pasiekiamos ne darbo valandomis.
Dar vienas klausimas: kas nutiks, jei komanda padidės 30 procentų?
Jeigu tame pačiame pastate galima pereiti į didesnį kabinetą, plėtra tampa daug paprastesnė. Nereikia keisti adreso, pervežti visų baldų ir iš naujo kurti kasdienės infrastruktūros.
Ofiso nuoma Klaipėdoje ir darbo aplinkos kokybė
Kvadratūra yra lengvai pamatuojama.
Darbo kokybė ne tokia paprasta.
Biure svarbus dienos apšvietimas, oro kokybė, temperatūra, akustika ir galimybė atsitraukti nuo triukšmo. Žmogus, kuris aštuonias valandas bando susikaupti garsioje patalpoje, darbo vietą vertins kitaip nei žmogus, kuris ten užsuka du kartus per savaitę.
Ventiliacija ypač greitai pasijunta mažuose kabinetuose.
Jeigu šeši žmonės kelias valandas sėdi uždarame kambaryje, prasta oro apykaita pradeda veikti koncentraciją dar prieš tai, kai kas nors sąmoningai pastebi problemą.
Akustika panaši.
Gražios stiklinės sienos atrodo gerai nuotraukose, bet ne visada padeda pokalbiams. Jeigu tame pačiame biure vienu metu vyksta keli vaizdo skambučiai, triukšmo kontrolė tampa svarbesnė už dekorą.
Tai verta tikrinti gyvai.
Ne tuščią šeštadienį, o įprastą darbo dieną.
Ar vieta mieste vis dar svarbi hibridinio darbo laikais?
Taip.
Tik dabar ji vertinama kitaip.
Anksčiau svarbiausias klausimas buvo, kiek laiko darbuotojas važiuos iš namų iki biuro. Dabar atsirado papildomas klausimas: ar jam apskritai verta tą dieną važiuoti?
Jeigu namuose darbuotojas turi stalą ir spartų internetą, biuras turi suteikti daugiau nei kėdę.
Tai gali būti geresnė susitikimų infrastruktūra, galimybė gyvai dirbti su komanda, privati vieta skambučiams, klientų priėmimas, sporto ar maitinimo paslaugos šalia ir profesinė aplinka.
Biuro vieta turi palengvinti darbo dieną, o ne tapti papildoma užduotimi.
Kada ofiso nuoma Klaipėdoje tampa geru sprendimu?
Ofiso nuoma Klaipėdoje labiausiai pasiteisina tada, kai pasirinktas plotas atitinka realų komandos darbą.
Jeigu jums reikia visiškos kontrolės, specifinio išplanavimo ir planuojate toje pačioje vietoje dirbti ilgai, verta vertinti tradicinę ilgalaikę nuomą.
Jeigu svarbu greitai pradėti darbą, neinvestuoti į įrengimą ir turėti galimybę keisti darbo vietų skaičių, lankstesnis įrengto biuro modelis gali būti racionalesnis.
Mažai komandai arba individualiam specialistui gali pakakti bendradarbystės vietos. Augančiai grupei patogesnis privatus kabinetas. Stabilesnei įmonei prasmingas didesnis atskiras biuras.
Prieš priimdami sprendimą keturias savaites stebėkite realų komandos užimtumą. Suskaičiuokite didžiausią vienu metu dirbančių žmonių skaičių, susitikimų dažnį ir laiką, kurį darbuotojai faktiškai praleidžia darbo vietoje.
Tada palyginkite bendrą mėnesio kainą.
Po 30 dienų nuo įsikėlimo pakartokite tą patį skaičiavimą. Jei pusė darbo vietų nuolat lieka tuščios arba komandai trūksta vietos intensyviausiomis dienomis, tai bus aiškiausias signalas, kad ofiso nuoma Klaipėdoje pasirinkta ne pagal tikrąjį darbo ritmą. Daugiau informacijos: https://lighthouse.lt/ofiso-nuoma-klaipedoje/
